Wat we concreet bouwen
Geen kant-en-klaar pakket, maar automatiseringen die aansluiten op de systemen die jullie al gebruiken. Hieronder zes voorbeelden van wat we vaakst bouwen voor installateurs, groothandels en administratiekantoren, met wat het nu kost aan tijd en wat een automatisering daarvan overneemt.
Van order tot boeking, zonder overtypen
Niet elk proces is een offerte. Denk aan een order die binnenkomt via het webformulier: ook dat gaat zonder overtypen naar het juiste systeem.
De order komt binnen
Via het webformulier op je website of per mail, zoals nu ook.
De gegevens worden uitgelezen
Klant, artikel en aantal worden uit de inzending gehaald, geen overtypen meer.
De boeking wordt klaargezet
Bij akkoord staat de conceptfactuur al klaar in het boekhoudpakket.
Jij controleert en verstuurt
Je checkt de gegevens zelf, er gaat niets automatisch de deur uit.
Dit is een tweede voorbeeld naast de offerte hierboven. Elk proces hieronder is een los traject; welke passen bij jouw bedrijf, zie je in de gratis scan.
Doe de gratis scanVan offerteaanvraag tot factuur
Elke automatisering hieronder is een los traject: je kunt er één laten bouwen, of meerdere na elkaar. We koppelen aan bestaande systemen, er komt geen nieuw pakket bij waar het team weer aan moet wennen.
01 · Offerteproces automatiseren
E-mail naar offerte
Voor: installateurs en groothandels die offerteaanvragen via e-mail binnenkrijgen.
Nu, met de hand: een medewerker leest de mail, zoekt tarieven en artikelnummers op, en typt de offerte over in Word of Excel.
Straks, geautomatiseerd: de binnenkomende aanvraag wordt herkend, de relevante gegevens (klant, product, aantal) worden eruit gehaald en in een offertesjabloon gezet, klaar voor controle en verzending.
Scheelt ongeveer: zo'n 20 tot 30 minuten per offerte; bij 10 tot 20 offertes per week loopt dat op tot een paar uur.
Koppelingen nodig: de mailbox (IMAP, Outlook of Gmail), een offerte- of CRM-systeem of sjabloongenerator, eventueel het prijs- of voorraadsysteem.
Het systeem stelt een offerteconcept op; een medewerker controleert en verstuurt hem zelf. Wij automatiseren geen verzending zonder menselijke check.
02 · Webformulier naar systeem
Webformulier naar systeem
Voor: bedrijven met een contact- of aanvraagformulier op de eigen website.
Nu, met de hand: formulierinzendingen komen los in een mailbox binnen; iemand kopieert de gegevens over naar het CRM of ordersysteem.
Straks, geautomatiseerd: het formulier stuurt de gegevens direct en gestructureerd door naar het CRM of ordersysteem, met de juiste velden al ingevuld, geen overtypen meer.
Scheelt ongeveer: 5 tot 15 minuten per inzending, plus minder fouten door handmatig overtypen.
Koppelingen nodig: het formulier op de website, en een koppeling met de API of importfunctie van het CRM- of ordersysteem.
03 · Boekhouding koppelen
Offerte naar boekhouding
Voor: administratiekantoren en installateurs die offertes omzetten in facturen.
Nu, met de hand: een geaccepteerde offerte wordt met de hand overgetypt naar een factuur in het boekhoudpakket.
Straks, geautomatiseerd: bij akkoord op de offerte wordt automatisch een conceptfactuur klaargezet in bijvoorbeeld Exact Online, Moneybird of Twinfield, met dezelfde regels en bedragen.
Scheelt ongeveer: 10 tot 20 minuten per factuur, en het voorkomt overtypfouten in bedragen en btw-tarieven.
Koppelingen nodig: het offerte- of CRM-systeem en de API van het boekhoudpakket.
04 · Opvolging van aanvragen
Automatische opvolging van aanvragen
Voor: bedrijven met veel binnenkomende aanvragen waarbij opvolging weleens blijft liggen.
Nu, met de hand: aanvragen komen binnen, maar opvolging hangt af van of iemand er nog aan denkt; sommige aanvragen krijgen pas na dagen een reactie.
Straks, geautomatiseerd: onbeantwoorde aanvragen worden na een vooraf ingestelde termijn automatisch gesignaleerd bij de juiste medewerker, met een overzicht van wat er nog openstaat.
Scheelt ongeveer: geen vast aantal uren, wel minder gemiste aanvragen en een kortere doorlooptijd tot reactie.
Koppelingen nodig: het CRM of de takenlijst, de mailbox en eventueel de agenda.
Dit is een interne melding aan het team, geen automatisch bericht naar de klant. We sturen geen automatische WhatsApp- of app-berichten naar klanten, dat kunnen en beloven we niet.
05 · Urenregistratie verwerken
Urenregistratie verwerken
Voor: installateurs met monteurs die uren of werkbonnen bijhouden op papier of in een los systeem.
Nu, met de hand: een monteur vult een werkbon of urenbriefje in; op kantoor wordt dit overgetypt in het urenregistratie- of facturatiesysteem.
Straks, geautomatiseerd: ingevoerde uren, uit een digitaal formulier of een export uit een bestaand tijdregistratiesysteem, worden automatisch gekoppeld aan de juiste klant of project en klaargezet voor facturatie.
Scheelt ongeveer: 15 tot 30 minuten per dag aan overtypen, oplopend per monteur die in dienst is.
Koppelingen nodig: het bestaande urenregistratiesysteem of formulier, het project- of ordersysteem en het boekhoudpakket.
We bouwen geen nieuwe scan-app voor monteurs; we sluiten aan op een formulier of systeem dat er al is.
06 · Documenten automatisch opstellen
Documenten automatisch opstellen
Voor: administratiekantoren en groothandels met terugkerende standaarddocumenten.
Nu, met de hand: documenten zoals opleverrapporten, standaardcontracten of inkoopbevestigingen worden elke keer met de hand samengesteld op basis van een eerdere versie.
Straks, geautomatiseerd: op basis van een sjabloon en de juiste brongegevens uit het CRM of een formulier wordt het document automatisch samengesteld en klaargezet voor controle.
Scheelt ongeveer: 10 tot 25 minuten per document, afhankelijk van hoeveel er terugkerend worden opgesteld.
Koppelingen nodig: een documentsjabloon, de brongegevens (CRM of ordersysteem) en eventueel e-mail voor verzending.
Wat we niet doen
We willen liever een terechte verwachting scheppen dan een overtreffende. Een paar dingen die we bewust niet beloven:
Geen apps voor klanten of monteurs
We bouwen automatiseringen die op de achtergrond draaien, gekoppeld aan bestaande systemen. We ontwikkelen geen nieuwe mobiele app of klantportaal.
Geen automatisch scannen van papier
Foto's of scans van papieren bonnen automatisch uitlezen kan soms, maar is foutgevoelig en niet iets wat we standaard toezeggen zonder het eerst te testen op jullie eigen documenten.
Geen automatische WhatsApp-berichten
We sturen geen automatische berichten naar klanten via WhatsApp. Interne signalering naar het team kan wel, via e-mail of het CRM.
Afhankelijk van wat er al is
Een koppeling kan alleen als het bronsysteem een API of exportmogelijkheid biedt. Dat checken we altijd eerst, tijdens de scan of het plan, niet pas tijdens de bouw.
Welke van deze zou jullie het meeste tijd besparen?
Doe de gratis scan en krijg een rapport met de processen die zich bij jullie het beste lenen voor automatisering.