Van scan tot draaiende, beheerde automatisering
Vier stappen, elk apart te nemen. Hieronder per stap wat er gebeurt, hoelang het duurt, wat wij doen en wat er van jullie kant nodig is.
De vier stappen
Scan
Je beschrijft in het gratis scanformulier welk proces nu het meeste tijd kost. Een AI-systeem analyseert je antwoorden en stelt direct een rapport op met concrete automatiseringskansen, geschatte tijdsbesparing en een advies over de vervolgstap.
Wat wij doen
we zorgen dat de scan werkt, het rapport klopt met wat je hebt ingevuld en dat er geen verkooppraatje in zit.
Wat jij moet doen
een paar zinnen typen over wat er nu handmatig gebeurt. Hoe concreter, hoe bruikbaarder het rapport.
Plan
Als de scan een kansrijk proces heeft blootgelegd, kun je het Automatiseringsplan bestellen. We werken één proces in detail uit: welke stappen geautomatiseerd worden, welke koppelingen nodig zijn, wat het kost om te bouwen en wat het ongeveer oplevert.
Wat wij doen
we analyseren het proces, overleggen kort met jullie over de systemen die in gebruik zijn, en leveren een schriftelijk plan.
Wat jij moet doen
een kort gesprek of e-mailwisseling over hoe het proces nu precies verloopt en welke systemen erbij horen (bijvoorbeeld welk boekhoudpakket of CRM).
Bouw
Na akkoord op het plan bouwen we de automatisering. We testen hem met jullie eigen gegevens, niet met nepdata, zodat we zeker weten dat hij werkt zoals bedoeld voordat hij live gaat.
Wat wij doen
we bouwen, testen, lossen bugs op en dragen de automatisering over met een korte uitleg aan het team.
Wat jij moet doen
toegang geven tot de systemen die gekoppeld moeten worden, en beschikbaar zijn voor een testronde met echte voorbeelden.
Beheer
Een opgeleverde automatisering blijft niet vanzelf werken als een gekoppeld systeem verandert, een nieuwe versie van het boekhoudpakket, een andere manier van formulieren invullen, een gewijzigd wachtwoordbeleid. Met Beheer houden we dat in de gaten.
Wat wij doen
we monitoren of de automatisering blijft draaien, passen hem aan bij wijzigingen en lossen storingen op.
Wat jij moet doen
ons laten weten als er iets structureels verandert aan een proces of systeem, de rest doen wij.
Wat je per stap van ons krijgt
Je hoeft nergens achteraan te zitten. Bij elke stap weet je wat er gebeurd is en wat er nu komt.
- 1Scan
Je rapport met de optelsom en de kansenbinnen een paar minuten
- 2Plan
Een betaalbevestiging, daarna het plan zelfbevestiging direct, plan binnen 3 werkdagen
- 3Bouw
Een betaalbevestiging met wat we van je nodig hebben, en de opleveringoplevering binnen 2 tot 3 weken
- 4Beheer
Elke ochtend een controle of alles nog kloptwij grijpen in voordat jij het merkt
Het eerste in dit rijtje, je scanrapport, heb je binnen een paar minuten.
Doe de gratis scanWat er gebeurt als een automatisering stukgaat
Automatiseringen zijn afhankelijk van de systemen waarmee ze koppelen. Als een boekhoudpakket een update doorvoert of een mailserver van instellingen wijzigt, kan een koppeling tijdelijk stoppen. Wat er dan gebeurt, hangt af van of je een Beheer-abonnement hebt.
Met Beheer
We monitoren actief of de automatisering blijft draaien. Bij een storing pakken we dat meestal dezelfde werkdag op. Structurele wijzigingen aan een proces passen we door in de automatisering zonder dat daar een nieuw traject voor nodig is.
Zonder Beheer
Zonder abonnement ben je zelf verantwoordelijk voor het signaleren en oplossen van storingen. We helpen op aanvraag, tegen een vooraf afgesproken tarief, er is geen verplichting om Beheer af te nemen.
Sommige storingen liggen buiten onze invloed, bijvoorbeeld een uitval van het boekhoudpakket zelf of van de mailserver van een derde partij. In dat geval melden we dat zo snel mogelijk en overbruggen we waar mogelijk handmatig.
Wat je van ons kunt verwachten tussendoor
Tijdens de bouw houden we contact over voortgang en eventuele keuzes die gemaakt moeten worden, bijvoorbeeld als een systeem net iets anders werkt dan vooraf gedacht. We leveren geen "black box": bij de overdracht leggen we uit hoe de automatisering in elkaar zit, zodat het team snapt wat er gebeurt, ook zonder Beheer-abonnement.
Wijzigingen aan de scope tijdens de bouw, bijvoorbeeld een extra koppeling die achteraf toch nodig blijkt, bespreken we altijd eerst, inclusief het effect op prijs en doorlooptijd, voordat we ermee verdergaan.