Algemene voorwaarden

Versie 1.1, geldig vanaf 17 september 2026

Artikel 1. Wie en wat

1. Wij: ModernizeNow (Melle Melssen), Bathmen (gemeente Deventer), KvK-nummer 90712153, btw-identificatienummer NL249080175B02, info@modernizenow.nl.
2. Jij: het bedrijf of de organisatie die bij ons een dienst afneemt, en wie namens dat bedrijf handelt.
3. Diensten: de gratis Automatiseringsscan, het Automatiseringsplan (een schriftelijk plan voor één proces), De Bouw (het bouwen, testen en overdragen van een automatisering) en Beheer (bewaking, storingen en kleine aanpassingen per maand).
4. Opdrachtbevestiging: de schriftelijke of per e-mail bevestigde afspraak over wat we voor je bouwen, tegen welke prijs en in welke doorlooptijd.

Artikel 2. Wanneer deze voorwaarden gelden

1. Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten tussen jou en ons.
2. Onze diensten zijn uitsluitend bedoeld voor bedrijven en organisaties, niet voor consumenten. Door een dienst af te nemen bevestig je dat je handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
3. Jouw eigen inkoop- of andere voorwaarden gelden niet, tenzij we dat schriftelijk met je afspreken.
4. Staat er in een opdrachtbevestiging iets anders dan in deze voorwaarden, dan geldt de opdrachtbevestiging.

Artikel 3. Hoe een afspraak tot stand komt

1. Scan. De scan is gratis en vrijblijvend. Het rapport is een indicatie op basis van jouw eigen getallen, geen aanbod en geen garantie van resultaat.
2. Automatiseringsplan. De overeenkomst komt tot stand zodra je het plan via de betaallink hebt betaald.
3. De Bouw. De overeenkomst komt tot stand zodra je de opdrachtbevestiging hebt geaccepteerd en, als dat daarin zo staat, de afgesproken betaling hebt gedaan.
4. Beheer. De overeenkomst komt tot stand zodra we de start van Beheer per e-mail aan elkaar hebben bevestigd.
5. Onze prijzen op de website en in aanbiedingen zijn vrijblijvend, tot er een overeenkomst is.

Artikel 4. Uitvoering

1. We voeren opdrachten zorgvuldig en naar beste kunnen uit. We hebben een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting, tenzij we uitdrukkelijk een resultaat hebben toegezegd.
2. Het plan leveren we binnen drie werkdagen nadat we de benodigde informatie hebben. De doorlooptijd van De Bouw is meestal twee tot vier weken. Genoemde termijnen zijn een zo goed mogelijke inschatting en geen fatale termijnen. Lopen we uit, dan laten we dat zo snel mogelijk weten.
3. Jij zorgt op tijd voor wat nodig is: toegang tot de systemen die gekoppeld worden, voorbeelden uit je eigen praktijk, antwoorden op vragen en beschikbaarheid voor een testronde. Vertraging daarin schuift de doorlooptijd op.
4. Blijkt tijdens de bouw dat er meer nodig is dan in het plan of de opdrachtbevestiging staat, bijvoorbeeld een extra koppeling, dan bespreken we dat eerst met je, inclusief het effect op prijs en doorlooptijd. Zonder jouw akkoord voeren we geen meerwerk uit en brengen we het niet in rekening.
5. We mogen voor de uitvoering diensten van derden gebruiken, zoals hosting. Welke dat zijn, staat in onze privacyverklaring en, voor gegevens van jouw klanten, in de verwerkersovereenkomst.

Artikel 5. Prijzen en betaling

1. Alle prijzen zijn in euro's en exclusief btw.
2. Het Automatiseringsplan kost € 395 en betaal je vooraf via de betaallink.
3. De prijs van De Bouw staat in de opdrachtbevestiging. Voor één proces met een beperkt aantal koppelingen is dat € 1.950. Bij meer of complexere koppelingen spreken we vooraf een andere prijs af, nooit achteraf. Heb je het Automatiseringsplan voor hetzelfde proces betaald, dan trekken we € 395 af van de prijs van De Bouw.
4. Beheer kost € 395 per maand en wordt per maand vooraf in rekening gebracht.
5. Facturen betaal je binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij er iets anders op staat. Betaal je niet op tijd, dan sturen we eerst een herinnering. Blijft betaling daarna uit, dan mogen we de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten rekenen en het werk opschorten tot er betaald is.
6. We mogen onze prijzen voor Beheer per een nieuwe maand aanpassen. Dat melden we minstens een maand van tevoren; je kunt dan opzeggen per de ingangsdatum van de nieuwe prijs.

Artikel 6. Oplevering

1. Voordat een automatisering live gaat, testen we die met voorbeelden uit jouw eigen praktijk. Fouten die daarbij naar boven komen, lossen we op voor oplevering.
2. Bij oplevering krijg je een korte uitleg over hoe de automatisering werkt.
3. Merk je binnen 10 werkdagen na oplevering dat de automatisering niet doet wat in het plan of de opdrachtbevestiging staat, meld dat dan met een omschrijving. We herstellen dat dan zonder extra kosten. Na die 10 werkdagen, of zodra je de automatisering gewoon in gebruik hebt, geldt hij als geaccepteerd.
4. Kleine punten die het gebruik niet in de weg staan, zijn geen reden om de oplevering te weigeren; die lossen we zo snel mogelijk op.

Artikel 7. Beheer

1. Met Beheer bewaken we op werkdagen of de automatisering blijft draaien, pakken we storingen op, verwerken we wijzigingen in gekoppelde systemen en voeren we kleine aanpassingen door. Verandert het proces of een gekoppeld systeem structureel, dan passen we de automatisering daarop aan zonder nieuwe offerte. Je krijgt een korte maandelijkse terugkoppeling.
2. Storingen pakken we meestal dezelfde werkdag op. Dat is onze werkwijze, geen gegarandeerde reactietijd. Er is geen 24/7-noodlijn.
3. Een nieuwe automatisering of het automatiseren van een ander proces valt niet onder Beheer; daarvoor geldt een nieuw plan en een nieuwe bouw.
4. Voor storingen die ontstaan bij systemen van derden, zoals een boekhoudpakket of mailserver, kunnen we geen beschikbaarheid garanderen. We melden het zo snel mogelijk en overbruggen waar mogelijk.
5. Beheer is maandelijks opzegbaar, per e-mail, tegen het einde van de lopende maand. Er is geen jaarcontract en geen langere opzegtermijn.

Artikel 8. AI en jouw controle

1. Onze automatiseringen gebruiken taalmodellen. Die kunnen fouten maken, bijvoorbeeld een verkeerd gelezen bedrag of adres. Daarom bouwen we ze zo dat een mens het resultaat controleert voordat het gevolgen heeft.
2. Tenzij we uitdrukkelijk en schriftelijk iets anders afspreken, versturen onze automatiseringen niets zelf naar jouw klanten. Ze maken iets klaar; jij of je medewerker controleert en verstuurt. Wat jij verstuurt, valt onder jouw verantwoordelijkheid.
3. Rapporten en plannen zijn advies. Jij beslist wat je ermee doet.
4. Moet je op grond van de Europese AI-verordening iets melden aan de mensen met wie jouw automatisering contact heeft, dan helpen we je daarbij.

Artikel 9. Eigendom

1. Zodra De Bouw volledig is betaald, is de voor jou gebouwde automatisering van jou: de werkstromen, instellingen en de documentatie die we voor jouw proces maken. Je mag die zonder ons blijven gebruiken, aanpassen of door een ander laten beheren.
2. Wij houden de rechten op onze algemene kennis, werkwijze en herbruikbare onderdelen die we ook voor anderen gebruiken. Daar krijg je een blijvend gebruiksrecht op voor zover ze in jouw automatisering zitten.
3. Software van derden die we gebruiken, zoals n8n, valt onder de licentie van die derde. We vertellen je vooraf als die licentie voor jouw situatie iets betekent.
4. Het plan is voor jouw eigen gebruik. Je mag het delen binnen je bedrijf en met wie jou adviseert.

Artikel 10. Geheimhouding

1. We houden vertrouwelijk wat we over jouw bedrijf, klanten en systemen te weten komen, ook na afloop van de opdracht. Dat geldt andersom ook voor wat jij over onze werkwijze te weten komt en duidelijk vertrouwelijk is.
2. We noemen jouw bedrijf niet als klant, bijvoorbeeld op de website, zonder jouw toestemming.
3. Toegangsgegevens die je ons geeft, gebruiken we alleen voor de afgesproken opdracht. Na afloop kun je ze intrekken of wijzigen; we raden dat ook aan.

Artikel 11. Persoonsgegevens

1. Verwerken we voor jou persoonsgegevens, bijvoorbeeld van jouw klanten, dan is onze verwerkersovereenkomst van toepassing en onderdeel van de overeenkomst.
2. Hoe we met onze eigen klant- en contactgegevens omgaan, staat in de privacyverklaring.

Artikel 12. Aansprakelijkheid

1. Schieten we tekort, dan geef je ons eerst schriftelijk de kans om dat binnen een redelijke termijn te herstellen.
2. Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en tot het bedrag dat je voor de betreffende opdracht hebt betaald. Bij Beheer is dat maximaal het bedrag van de laatste drie maanden.
3. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gemiste omzet, gederfde winst of schade door bedrijfsstilstand, en niet voor schade door fouten in gegevens of systemen van derden, of door iets wat jij na eigen controle hebt verstuurd of vastgelegd.
4. Deze beperkingen gelden niet als de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van ons.
5. Een vordering tegen ons vervalt als je die niet binnen een jaar nadat je de schade kende of had moeten kennen, bij ons hebt gemeld.

Artikel 13. Overmacht

Kunnen we door omstandigheden buiten onze invloed tijdelijk niet leveren, zoals een storing bij een hostingpartij, een landelijke internetstoring of ziekte, dan schorten we de uitvoering op zolang dat duurt. Duurt dat langer dan 30 dagen, dan mogen we allebei de overeenkomst voor het nog niet uitgevoerde deel beëindigen, zonder schadevergoeding. Wat al geleverd is, wordt naar verhouding afgerekend.

Artikel 14. Stoppen met een opdracht

1. Je kunt na elke stap stoppen. Na de scan zit je nergens aan vast, en na het plan hoef je niet te laten bouwen.
2. Wil je een lopende bouw tussentijds stoppen, dan betaal je het deel van het werk dat al is gedaan. Wat je daarboven al hebt betaald, krijg je terug.
3. Kunnen we het plan niet binnen een redelijke termijn leveren, dan krijg je je betaling terug. Een geleverd plan wordt niet terugbetaald.
4. We mogen een overeenkomst schriftelijk beëindigen als je, ook na een herinnering, niet betaalt of niet meewerkt, of als je failliet gaat of surseance van betaling krijgt.

Artikel 15. Vragen en klachten

Ben je ergens niet tevreden over, mail dan naar info@modernizenow.nl. We reageren binnen vijf werkdagen en zoeken samen naar een oplossing.

Artikel 16. Wijzigingen en toepasselijk recht

1. We kunnen deze voorwaarden aanpassen. Voor een lopende overeenkomst gelden nieuwe voorwaarden pas een maand nadat we je erover hebben geïnformeerd; ben je het er niet mee eens, dan kun je Beheer per die datum opzeggen.
2. Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
3. Komen we er samen niet uit, dan is de rechtbank Overijssel bevoegd om over het geschil te beslissen.