Voorraad­meldingen automatiseren: nooit meer te laat bijbestellen

Bij veel bedrijven leunt voorraadbeheer zwaar op één ervaren medewerker die "het gevoel" heeft voor wat er ligt en wat er bijna op is. Daarnaast is er meestal een Excel-lijst of een telling die eens per week wordt bijgewerkt. Dat werkt, tot het misgaat. Iemand vergeet de laatste telling bij te werken, of is op vakantie op het moment dat een artikel door de ondergrens zakt. Pas als een monteur zonder het juiste materiaal op locatie staat, of een klant een product niet kan bestellen, wordt duidelijk dat de voorraad al langer krap was.

Het gevolg is voorspelbaar: spoedbestellingen tegen een hogere prijs, gemiste verkoop, of in het ergste geval een klus die niet doorgaat omdat het materiaal er niet is.

Waarom een Excel-lijst niet genoeg is

Een lijst met voorraadniveaus is geen automatisering, het is een momentopname. Iemand moet hem openen, bijwerken en interpreteren. Op het moment dat diegene het druk heeft, ziek is, of simpelweg vergeet te kijken, weet niemand meer zeker of het overzicht nog klopt. Voorraad verandert continu, een lijst die één keer per week wordt bekeken loopt daar per definitie op achter.

Wat automatisering hier verandert

Voor elk artikel wordt een ondergrens ingesteld, gebaseerd op het gemiddelde verbruik en de levertijd van de leverancier. Zodra de voorraad van een artikel onder die grens komt, na een verkoop, een uitgifte aan een monteur, of een telling, stuurt het systeem automatisch een melding. Voor een deel van de artikelen kan dat een stap verder gaan: er staat direct een conceptinkooporder klaar bij de vaste leverancier, met het laatst gehanteerde aantal en de laatste prijs. Iemand van inkoop hoeft dan alleen nog te controleren en te bevestigen.

Het verschil met een lijst die iemand moet onthouden bij te werken, is dat dit systeem niets vergeet en zich meldt vóórdat het een probleem is, niet nadat het er al een is geworden.

Rekening houden met levertijd en seizoen

Een vaste ondergrens instellen is niet voor elk artikel hetzelfde verhaal. Een schroef die je bij een lokale leverancier morgen kunt ophalen, vraagt een andere ondergrens dan een onderdeel dat vier weken onderweg is vanuit het buitenland. De ondergrens houdt daarom rekening met de daadwerkelijke levertijd per leverancier, niet met een vast getal dat voor alle artikelen tegelijk geldt.

Hetzelfde geldt voor seizoensinvloeden. Een installatiebedrijf verbruikt in de winter andere materialen dan in de zomer, een groothandel ziet rond bepaalde feestdagen pieken die de rest van het jaar niet voorkomen. Een melding die alleen naar het gemiddelde verbruik van het hele jaar kijkt, waarschuwt te laat in een drukke periode en te vroeg in een rustige. Daarom wordt de ondergrens periodiek herzien op basis van het actuele verbruikspatroon, niet één keer ingesteld en daarna vergeten.

Dat klinkt ingewikkelder dan het in de praktijk is. Het instellen gebeurt bij de bouw van de automatisering, per artikelgroep in plaats van per los artikel, en wordt bijgesteld op basis van wat er daadwerkelijk gebeurt, niet op basis van een schatting vooraf die nooit meer wordt gecontroleerd.

Voorbeeldscenario

Dit is een voorbeeldscenario, geen bestaande klant van ModernizeNow. Stel een groothandel in bevestigingsmaterialen met ongeveer achthonderd artikelen. Op dit moment gebeurt de voorraadcontrole wekelijks, met de hand, en resulteert dat gemiddeld in twee tot drie spoedbestellingen per maand tegen een opslag van tien tot twintig procent op de normale prijs. Met een automatische melding die op het juiste moment een conceptorder klaarzet, verdwijnt het overgrote deel van die spoedbestellingen. Niet omdat er ineens meer voorraad ligt, maar omdat er op tijd wordt besteld in plaats van achteraf gebeld.

Wat blijft mensenwerk

De uiteindelijke bestelbeslissing, een inschatting van een aankomend drukke periode, en het onderhandelen met leveranciers blijven bij de mensen die dat nu ook doen. Automatisering signaleert en bereidt voor, de beslissing en de relatie met de leverancier blijven mensenwerk. Ook een nieuw artikel dat nog geen verbruiksgeschiedenis heeft, stelt een medewerker in eerste instantie zelf in, tot er genoeg data is om dat automatisch te laten meelopen.